香港秘書登記冊

一、什么是香港公司法定秘書服務？

（1）法定秘書服務的定義：

   香港公司條例規定香港有限公司必須有一名香港法定秘書，該法定秘書必須由香港本地自然人或法人擔任。法定秘書不同于商務秘書，法定秘書是在香港注冊的有限公司，是法律要求必須存在的。法定秘書服務也相等于海外人士在香港的代言人，法定秘書對公司沒有直接的控制權或擁有權，但如果公司發生問題，法定秘書是要擔當一定責任的。法定秘書的服務功能有別于商務秘書，不可以把法定秘書當成每天為我們處理商務的商務秘書。法定秘書是香港政府要求必須有的形式秘書，方便政府聯系和處理政府往來文件。

 （2）商務秘書服務的定義： 

    商務秘書是根據客戶的需要為客戶度身定做的商務實務服務，從接聽電話、傳遞信息、代收代寄，到信用證、物流等服務，一應俱全。商務秘書的優點在于能建立您的企業形象，等同于您在香港有自己的員工、自己的寫字樓、有一套公司的配套資源。處理起業務來，順順當當，一單不落。對于注冊香港公司的企業主來說，后期管理是必須考慮的一個重要環節，我們把香港公司管理分為兩種，即空殼公司管理和實務管理。空殼公司管理的對象主要是沒有產生任何商務活動的空殼公司;而實務管理的對象主要是在香港有產生商務活動、有具體的單據往來的公司。

二、法定秘書的功能：

     在香港注冊的有限公司，都需要根據香港公司法（香港法例《公司條例》第三十二章）委任董事及公司秘書，以便履行公司的法定責任，及維持公司基本的運作。由二零零四年二月十三日開始，董事的最低要求由兩位減至一位，而公司秘書并不能由唯一的公司董事擔任。 公司秘書乃法定職位，其職務包括向公司注冊處申報有關公司的結構、任何主要人事的變動；亦需為董事局擬備公司的會議議程、籌備周年股東大會及對相關的法定條例提供專業咨詢。

三、秘書的任職資格：

    公司秘書可以是一個自然人或一個法人團體。若為個人，該人必須經常居住于香港；若為法人團體，該法人團體必須在香港有注冊地址或營業地點。上市公司對秘書的要求較為嚴格。上市公司的秘書必須是個人而非法人團體，而且該人必須是英國特許秘書及行政人員公會香港分會會員、律師、大律師或專業會計師，而且必須得到聯合交易所認可其在學術及專業資格方面足以履行其職責。 根據法例，公司秘書一職可由董事兼任，即具有雙重身分。當一份檔應由董事和秘書聯合簽署時，具有董事和秘書雙重身分的人士只能以秘書的身分簽署。在大陸地址提供香港公司注冊服務的秘書，通常會法人團體，例如：馨辰國際商務（香港）有限公司，該公司為客戶提供秘書服務，那么，在相關的公司注冊登記政府文件上，會有相關的登記記載；相應的，在公司任何文件或人事變更時，年檢報稅時，也會有相關的登記記錄。

四、香港公司法定秘書的責任：

公司秘書的責任取決于其與秘書代理公司的安排。是否有另外交繳秘書服務費用是關鍵。

一般來說，秘書應確保公司的運作符合《公司條例》的要求。公司秘書通常有以下幾項責任: 

(1) 參加股東大會和董事會，編寫會議記錄； 

(2) 在董事會的指示下，發通知給有權出席股東大會和董事會的所有人員；

(3) 秘書有時應加簽檔和蓋章； 

(4) 有償處理股權轉讓事宜； 　

(5) 保存會議記錄、股東名冊、董事和秘書名冊、抵押名冊； 

(6) 按規定向公司注冊處提交有關文件， 例如年度報表，更改董事或股東的通知等。

(7) 掛水牌；

五、秘書的辭職：

   根據公司條例，除非公司章程細則另有規定，或者秘書與公司之間另有協議，否則秘書隨時可提出辭職，但必須提前通知董事會。公司應該在秘書辭職后十四天內以指定格式的表格通知公司注冊署。香港公司運營并不是每人都會順利，當經營不善或經營虧損時，公司持有人通常采取不繳納年費年檢報稅的做法，其實風險是相當大的，第一是相關于欠了香港政府的費用，其二，有罰款產生，其三，罰款不繳納，會有法律來執行，把你列入黑名單，把信息交換到國內的相關征信部門；因此，作為法定秘書公司，馨辰國際商務秘書公司在通知客戶年審或報稅后，客戶不理會的，達到一定次數和時間后，將會辭任該香港公司的法定秘書，并取消公司地址服務；對香港公司持有人來講，是個人聲譽和征信上的損失，同時，罰款不會自動消失；

六、法定秘書服務包括：

1.為需要在香港注冊公司的人士，提供注冊地址掛靠及法定注冊秘書；

2.提供擔保人和代言人，提供本地人擔任董事及股東；實際上秘書公司即是擔保人。

3.秘書服務代收及處理公司政府及銀行往來信件；

4.提供香港電話及傳真號碼做公司宣傳用（如名片、信頭紙、宣傳資料等）；

5.提供商務電話傳真接收服務，專人接聽來電、接收傳真、記錄留言、轉達口訊；

6.將收到的傳真及信件原件定期轉寄給收件人或自行到我司領取；

7.秘書服務 收郵件及小件物品，可暫存或按客戶旨意代為有償處理；

8.申請商品出入口證，進出口報關，商品條碼等。

9.安排辦理公司年審事宜：換領新的商業登記證，代繳政府登記費及徽費；秘書服務制作及呈交周年報表，代繳政府年費登記費；

10.處理及保存公司之法定記錄（股東及董事名冊）；

11.安排及出席董事/股東會議，編制及保存公司之法定會議記錄；

12.代公司保持和政府部門之間的聯絡，響應政府部門的查詢；

*以上各項服務，均是有償提供。

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